Messaggio della segreteria telefonica: cosa deve dire perché il cliente non riattacchi

Le tre cose che il messaggio deve dire

Gli orari servono quando l’ufficio è chiuso, le ferie quando siete in ferie. Il messaggio va cambiato ogni volta, il giorno stesso: un «siamo chiusi per le feste» sentito a febbraio dice al cliente che nessuno controlla.

• Chi ha chiamato: il nome della tua attività, subito, così chi chiama sa di aver fatto il numero giusto.
• Quando lo richiamate: un momento preciso, come «entro un’ora» o «domani mattina», e poi lo rispettate.
• Cosa può fare adesso: lasciare nome e motivo della chiamata, oppure scrivervi su WhatsApp se lo usate davvero.

Gli errori che fanno riattaccare

• Il messaggio di fabbrica dell’operatore, con la voce registrata e il numero letto cifra per cifra: chi chiama non capisce se è la tua attività.
• «La richiameremo al più presto», quando poi la chiamata arriva il giorno dopo: il cliente intanto ha chiamato un altro.
• Un minuto di musica prima del segnale.
• Il menu con troppe opzioni, per un’attività in cui risponde sempre la stessa persona.
• Chiedere di richiamare più tardi: chi ha fretta non lo fa.

Il messaggio giusto, mestiere per mestiere

Cambia quello che il cliente vuole sapere quando non rispondi. Una frase sola, quella giusta, vale più di un messaggio lungo.

• Lo studio dentistico: chi ha mal di denti vuole sapere se lo vedete oggi. Ecco come rispondiamo per gli studi dentistici.
• L’officina: chi chiama vuole sapere se l’auto è pronta, o quando può portarla. Ecco come rispondiamo per le officine.
• Il ristorante: un messaggio non prende una prenotazione per stasera. Ecco come rispondiamo per i ristoranti.
• Il parrucchiere: chi chiama vuole un appuntamento, e se non lo trova ci prova da un altro. Ecco come rispondiamo per i parrucchieri.
• L’idraulico: chi ha un tubo rotto non lascia messaggi, chiama il prossimo della lista. Ecco come rispondiamo per gli idraulici.

Il conto: quante chiamate ti lasciano un messaggio?

Prendi le chiamate senza risposta dell’ultima settimana: le trovi nel registro del telefono. Poi conta i messaggi in segreteria. La differenza sono clienti che hanno chiamato e non hanno lasciato traccia.

Chi ha fretta non aspetta che lo richiami: cerca il nome successivo su Google. Ne parliamo in quanto ti costano le chiamate perse.

Quando un messaggio non basta più

Un messaggio, anche registrato con una bella voce, fa sempre la stessa cosa: chiede di lasciare un recapito. Non dice se c’è posto sabato, non sposta un appuntamento, non dà il prezzo di un tagliando.

Una segretaria invece risponde. La nostra ha l’intelligenza artificiale e lo dice all’inizio della chiamata, come chiede la legge europea. Conosce i tuoi orari, i tuoi prezzi e i tuoi servizi, fissa l’appuntamento in agenda e ti manda gli appunti scritti di ogni chiamata.