Il costo che non sta in busta paga: le ore
Quanto costa una segretaria part time in busta paga te lo calcola il consulente del lavoro, con il tuo contratto, il livello e le ore. È un conto preciso, e conviene farselo fare. Ma per decidere conta un altro numero: quante ore della sua settimana, o della tua, se ne vanno al telefono.
Ogni chiamata ne porta con sé altre: cercare l’agenda, segnare l’appuntamento, richiamare chi non ha trovato nessuno, spostare un orario. Sono ore ogni settimana tolte al lavoro vero, quello per cui la persona è in ufficio: accogliere i clienti, seguire le pratiche, tenere in ordine i documenti.
Quante ore prende il telefono: un esempio
Mettiamo 150 chiamate al mese, da 2 minuti l’una. Solo a parlare sono 300 minuti, cioè 5 ore al mese. E non sono ore di fila: sono decine di interruzioni, ognuna nel mezzo di qualcos’altro.
Il conto vero lo fai con i tuoi numeri: quante chiamate arrivano, quante sono sempre le stesse domande (orari, prezzi, appuntamenti), quante restano senza risposta. Spesso il grosso sono domande ripetitive, che non chiedono giudizio ma solo qualcuno che risponda.
Le ore in cui il telefono resta scoperto
Una segretaria a 20 ore copre metà della settimana di un ufficio aperto 40 ore. L’altra metà il telefono squilla e non risponde nessuno. Poi ci sono la pausa pranzo, le ferie d’agosto, la malattia e le chiamate che arrivano mentre è già al telefono con un altro.
Non è colpa di nessuno: è l’orario, e nessuno può essere in due posti insieme. Chi chiama nelle ore scoperte aspetta, riattacca e spesso non richiama. Abbiamo fatto il conto di quanto ti costa ogni chiamata a cui nessuno risponde.
Cosa fa la segretaria con l’intelligenza artificiale per liberarle
La segretaria con l’intelligenza artificiale prende le chiamate ripetitive, quelle fuori orario e quelle che arrivano tutte insieme. Risponde alle domande sulla tua attività, fissa gli appuntamenti sul calendario e ti passa subito le urgenze. Alla fine di ogni chiamata manda gli appunti scritti: nessuno deve richiamare per capire cosa voleva il cliente.
Così chi lavora in ufficio smette di correre dietro al telefono e torna al suo lavoro: le persone in sala d’attesa, le pratiche, i clienti che chiedono giudizio. Le due cose stanno bene insieme: l’intelligenza artificiale prende le chiamate ripetitive, la persona fa il resto.
Conviene soprattutto negli studi, dove il telefono interrompe di continuo chi accoglie pazienti e clienti. Leggi cosa facciamo per gli studi dentistici e per gli studi di commercialisti.
Quanto costa la nostra Segreteria
490 € di attivazione, una volta sola, poi 25 € al mese e 0,35 € per ogni minuto parlato, contato sui secondi reali. L’impegno minimo è di 12 mesi, e hai 30 giorni soddisfatti o rimborsati sull’attivazione.
Con le 150 chiamate dell’esempio sono 105 € di minuti più 25 € di canone: 130 € al mese, per 5 ore di telefono che nessuno in ufficio deve più fare. Per capire cosa sa fare e come sceglierne una, leggi cos’è una segreteria telefonica con intelligenza artificiale.
Se invece i clienti ti scrivono su WhatsApp, rispondiamo noi, anche alle 22, con Delega i Messaggi.
