In breve: cos’è e cosa cambia per chi chiama
Una segreteria telefonica con intelligenza artificiale è una voce che risponde al numero della tua azienda. Chi chiama non preme tasti e non lascia un messaggio nel vuoto. Dice cosa gli serve, con parole sue, e riceve una risposta.
In una telefonata risponde alle domande sulla tua attività e raccoglie i dati di chi chiama. Poi fissa l’appuntamento sul tuo calendario e, quando serve, passa la chiamata alla persona giusta. Alla fine ti manda un riassunto scritto: leggi due righe invece di richiamare per capire.
La trovi anche con altri nomi: segreteria telefonica per aziende, centralino virtuale con intelligenza artificiale, risponditore automatico per aziende. Il nome conta poco. Conta cosa fa quando il telefono squilla e tu non puoi rispondere.
Cosa non è: il «premi 1» e la segreteria che registra
Sotto lo stesso nome si vendono cose molto diverse. Prima di confrontare i prezzi, conviene sapere cosa stai guardando.
| Soluzione | Cosa fa | Cosa ottiene chi chiama |
|---|---|---|
| Risponditore a tasti | Legge un menu registrato: premi 1, premi 2 | Un percorso fisso, spesso fino a un altro telefono che squilla a vuoto |
| Centralino virtuale | Smista le chiamate fra i numeri interni | Una risposta solo se qualcuno, all’interno, è libero |
| Segreteria classica | Registra un messaggio | Niente, finché non ascolti il messaggio e richiami |
| Segreteria con l’intelligenza artificiale | Parla, capisce la richiesta, fissa l’appuntamento e ti avvisa per iscritto | Una risposta subito, un appuntamento o la persona giusta |
La differenza si sente subito. Chi chiama un risponditore a tasti deve adattarsi alla macchina. Con una segreteria con l’intelligenza artificiale succede il contrario: chi chiama parla normalmente, può interrompere, cambiare argomento o lingua.
Cosa fa in una telefonata vera
Sono le 19:40 di un martedì e la tua ditta di idraulica è chiusa. Una signora ti chiama perché perde il tubo sotto il lavello.
- Risponde la segretaria al primo squillo, con il nome della ditta e una voce naturale.
- Chiede se l’acqua esce ancora e consiglia di chiudere il rubinetto generale, come hai chiesto tu.
- Raccoglie nome, indirizzo, numero e una descrizione del problema.
- Propone il primo orario libero del giorno dopo e lo segna sul tuo calendario.
- Ti manda gli appunti della chiamata e, se vuoi, ti avvisa subito delle urgenze.
La mattina dopo arrivi sapendo già tutto. La signora non ha chiamato un’altra ditta, perché le ha risposto la tua segretaria. Funziona così la Segreteria degli idraulici, e allo stesso modo quella degli studi dentistici fissa le visite.
Il numero non devi cambiarlo: lo devii su quello della segretaria, sempre, quando non rispondi o solo in certe ore. Biglietti da visita, sito e scheda Google restano come sono. Se devii solo quando non rispondi, la chiamata arriva prima a te, come sempre.
Cosa non deve fare la segretaria, e chi la controlla
Una buona segretaria con l’intelligenza artificiale fa quello che l’hai autorizzata a fare, e niente di più. A controllarla sei tu: ogni chiamata deve lasciarti una trascrizione da rileggere quando vuoi. Se una risposta non ti piace, devi poterla far correggere, e da allora deve rispondere come vuoi tu.
- Non inventa: se non sa rispondere, prende nota e passa la chiamata a chi sa.
- Non tratta sui prezzi e non firma nulla a nome tuo.
- Non decide sui casi delicati: reclami seri e clienti arrabbiati passano a una persona.
- Non entra nei tuoi programmi senza permesso: ogni collegamento lo decidi tu.
Privacy: una segreteria che raccoglie dati e conserva le conversazioni tratta dati personali. Chi chiama va informato e i dati vanno usati solo per lo scopo dichiarato, come vuole il GDPR. Come scrivere l’informativa nel tuo caso, verificalo con il tuo consulente.
Le domande da fare al fornitore prima di firmare
Con queste domande capisci se hai davanti un servizio serio o una dimostrazione ben confezionata. Pretendi risposte scritte.
- Posso chiamarla prima di pagare? Se non c’è una segretaria di prova, è un cattivo segno.
- Tengo il mio numero? Deve poter rispondere anche sul tuo, con la deviazione.
- Come si contano i minuti? Al secondo, o arrotondati per eccesso?
- Cosa fa quando non sa rispondere? Deve prendere nota e passare la chiamata, non improvvisare.
- Chi le insegna la mia attività? Se tocca a te, metti nel conto le ore.
- C’è un vincolo di durata? Quanto dura, e come si disdice?
Quanto costa una segreteria con l’intelligenza artificiale
Di solito i fornitori combinano tre voci: un’attivazione iniziale, un canone mensile e un costo per i minuti di conversazione. Alcuni vendono pacchetti di minuti, altri chiedono un canone fisso con un tetto. Per confrontarli, fai il conto su un mese tipo con le tue chiamate vere.
La nostra costa 490 € di attivazione, una volta sola, poi 25 € al mese. Ogni minuto parlato costa 0,35 €, contato sui secondi reali, e non c’è un tetto di minuti. L’impegno minimo è di 12 mesi, il canone si paga ogni tre mesi in anticipo, e hai 30 giorni soddisfatti o rimborsati sull’attivazione.
Un esempio: con 300 minuti al mese, circa 150 chiamate da 2 minuti, spendi 130 €: 105 € di minuti più 25 € di canone. Se in ufficio hai già qualcuno, guarda quante ore gli prendono le chiamate: la segretaria con l’intelligenza artificiale prende quelle ripetitive, e lui torna al suo lavoro.
Come provare la segretaria in 5 minuti
Il modo migliore per giudicare una segretaria con l’intelligenza artificiale è chiamarla. Sulla pagina di Delega la Segreteria lasci nome, telefono ed email e compare il numero della segretaria di prova. Ti risponde la nostra segretaria e ti racconta cosa farebbe per la tua attività.
Provala come proveresti una persona da assumere:
- Interrompila a metà frase e guarda se ti segue.
- Falle una domanda a cui non può sapere la risposta, e senti cosa fa.
- Chiedile un appuntamento, poi cambia idea sull’orario.
- Passa all’inglese, o a un’altra lingua che parla un tuo cliente.
- Leggi l’email che ti arriva appena riattacchi: la riceveresti dopo ogni chiamata.
Non sai quante chiamate ti sfuggono? Rifai con i tuoi numeri il conto di quanto ti costano le chiamate perse dei clienti. Se invece i clienti ti scrivono su WhatsApp e sui social, rispondiamo noi con Delega i Messaggi, anche alle 22.
